Segretaria virtuale per studi medici: tutti i vantaggi che ti sei perso

Molti studi medici oggi utilizzano una segretaria in sede in combinazione con una segretaria virtuale. Mentre la prima si occupa del front office, dell’accoglienza dei clienti e dell’archiviazione delle cartelle cliniche, la seconda risponde al telefono e fissa appuntamenti. Inoltre, avere una segretaria virtuale garantisce ai medici la sicurezza di avere un personale di segreteria al di fuori dagli orari d’ufficio della propria segretaria personale, o quando quest’ultima è in ferie o in malattia.

La segretaria virtuale può fornire assistenza a chi ti chiama esattamente come farebbe la segretaria di uno studio medico: riceve richieste, fissa appuntamenti, e fornisce informazioni sugli esami medici da preparare. La segretaria virtuale offre una risposta telefonica personalizzata, sempre cortese e professionale, a nome dello studio. Compila l’agenda delle prenotazioni, prende nota delle chiamata e avvisa con un report email. Il medico, o il responsabile del servizio, può interagire con l’agenda condivisa sul web e apportare direttamente le proprie modifiche.

I medici che utilizzano i servizi di segretaria virtuale traggono un notevole vantaggio dall’utilizzo dell’agenda online sincronizzata per la gestione degli appuntamenti. Molti medici specialisti inoltre utilizzano il nostro servizio come una sorta di centro informazioni per comunicare a chi deve sottoporsi ad una terapia particolare la preparazione preliminare. Ogni volta che un paziente telefona, la segretaria virtuale visualizza il profilo del tuo studio medico ed ha immediatamente accesso alle tue istruzioni per la gestione delle telefonate.

La segretaria risponderà per le indicazioni ricevute

Potrai ad esempio indicare gestioni diverse per pazienti, colleghi o case farmaceutiche, e istruire la segretaria su cosa dire a seconda dei casi e degli orari. In base alle istruzioni ricevute, la segretaria virtuale riferirà che il dottore è impegnato in una visita o in un corso di formazione, registrerà i recapiti di chi sta chiamando e il motivo della telefonata, e potrà anche fissare appuntamenti su un’agenda condivisa con il dottore in base alle disponibilità precedentemente concordate.

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